Cynnwys
Gwneud copi wrth gefn yw creu ffeil ar gyfer adfer data dilynol rhag ofn i'r cyfryngau gwreiddiol dorri neu ddiflannu. Gallwch hefyd greu copi o'r data yn Microsoft Excel; mae gan y rhaglen offer ar gyfer hyn. I adennill gwybodaeth, gallwch ddefnyddio swyddogaeth Excel arall - AutoRecovery. Gadewch i ni ystyried yr holl bosibiliadau i adennill y newidiadau coll yn y tablau.
Sefydlu copi wrth gefn awtomatig
Mae'r rhaglen yn gallu creu ffeil ychwanegol sy'n copïo'r gwreiddiol yn llwyr ac yn cael ei diweddaru ar yr un pryd ag ef. Mae sefydlu copi wrth gefn yn arbennig o bwysig mewn achosion lle mae risg y bydd y rhaglen yn cau ar frys neu'n cau'r cyfrifiadur. Os yw'ch dyfais yn ansefydlog, dilynwch ychydig o gamau syml fel nad ydych chi'n colli newidiadau i'r daenlen.
- Agorwch y tab “Ffeil” a dewch o hyd i'r eitem “Save As” yn y ddewislen. Cliciwch arno i agor blwch deialog.
- Yn y ffenestr sy'n ymddangos, agorwch y ddewislen fach "Gwasanaeth", mae'r botwm wedi'i leoli ar y gwaelod. Angen Opsiynau Cyffredinol.
- Ticiwch y blwch “Bob amser wrth gefn”. Mae meysydd eraill yn ddewisol. Os dymunwch, gallwch amddiffyn y ddogfen ar unwaith gyda chyfrinair a gosod y mynediad darllen yn unig a argymhellir. Os gwneir popeth sy'n angenrheidiol yn y ffenestr hon, cliciwch "OK".
- Rydym yn cadw'r ffeil i unrhyw le cyfleus gan ddefnyddio'r un ffenestr “Save As”. Bydd copi wrth gefn XLK wrth ei ymyl bob amser mewn ffolder neu ar eich bwrdd gwaith.
Mae'r canlyniad ar ôl i'r newidiadau cyntaf gael eu cadw yn edrych fel hyn:
Pwysig! Nawr gallwn ateb y cwestiwn lle mae copïau wrth gefn yn cael eu storio: yn yr un ffolder lle mae'r ffeil wreiddiol yn cael ei chadw.
Sut i greu copi wrth gefn na ellir ei gyfnewid
Mae copi wrth gefn rheolaidd yn arbed fersiwn llyfr gwaith Excel, a oedd yn gyfredol un arbediad yn ôl. Weithiau nid yw'r opsiwn hwn yn addas, ac mae angen fersiwn o'r ddogfen ychydig o gamau cyn y arbediad olaf. Er mwyn gallu cyrchu fersiynau cynharach o ddogfen, rhaid i chi osod ychwanegyn. Nid yw Microsoft yn dosbarthu ychwanegion o'r fath ar y wefan swyddogol, maent wedi'u cynnwys yn rhannol yn y rhaglen.
Talu sylw! Gallwch ddod o hyd i ychwanegion mewn ffynonellau agored ar y Rhyngrwyd, mae eu defnydd yn gyfreithlon. Gwnewch yn siŵr eich bod yn gwirio'r wefan a'i lawrlwytho gyda system gwrthfeirws er mwyn peidio â rhoi data personol a dogfennau pwysig mewn perygl.
Gelwir yr ychwanegiad sydd ei angen ar gyfer copi wrth gefn yn VBA-Excel. Telir yr ychwanegiad, ond gallwch ddefnyddio ei swyddogaethau yn ystod y cyfnod prawf. Yn addas ar gyfer cyfrifiaduron ag OS o Windows XP ac yn ddiweddarach, ar gyfer fersiynau o Excel o 2007 ac yn ddiweddarach. Mae cyfarwyddiadau gosod wedi'u cynnwys gyda'r ffeil gosod.
- Unwaith y bydd yr ychwanegiad wedi'i osod, bydd y tab VBA-Excel yn ymddangos ar y bar offer. Agorwch ef a chliciwch ar y botwm "Wrth Gefn".
- Yn y blwch deialog sy'n agor, dewiswch leoliad i gadw'r copi wrth gefn a gosodwch y gosodiadau copi. Os oes angen un ffeil arnoch sy'n copïo cynnwys y gwreiddiol, nid oes angen i chi ragnodi amseriad creu copïau'n awtomatig. Cliciwch "Cadw".
Pan nad oes angen copïau mwyach, rhaid i chi eto glicio ar y botwm "Wrth Gefn". Bydd y llinell “Canslo copi wrth gefn” yn ymddangos - cliciwch arno, a bydd y ffeiliau'n stopio ymddangos. Dim ond os yw gosodiadau copi awtomatig wedi'u gosod y bydd yn rhaid gwneud hyn.
Sefydlu arbediad awtomatig o newidiadau mewn dogfen
Mewn sefyllfaoedd brys, mae arbed newidiadau yn awtomatig hefyd yn helpu. Mae copïau o'r ddogfen yn ymddangos ar dab arbennig ar ôl ailgychwyn. Yn rheolaidd, mae'r rhaglen yn cofnodi'r holl newidiadau sy'n ymddangos yn y llyfr yn awtomatig, os gosodir y gosodiadau priodol.
- Agorwch yr adran “Opsiynau” ar y tab “Ffeil”. Bydd blwch deialog gyda dewislen yn ymddangos ar y sgrin - mae angen yr eitem "Cadw".
- Gwiriwch y blwch Autosave a gosodwch pa mor aml y caiff newidiadau eu cadw. Gallwch chi osod hyd yn oed un munud yn y gosodiadau, ond bydd arbediad mor aml yn arafu Excel ar gyfrifiadur gwan. Mae hefyd yn werth ticio'r llinell nesaf fel bod y fersiwn ddiweddaraf wedi'i recordio'n awtomatig yn cael ei chadw'n awtomatig pan fyddwch chi'n cau'r ddogfen heb gadw.
- Dewiswch ffolderi ar gyfer cadw ffeiliau'n awtomatig. Fel arfer maent yn cael eu cofrestru ar unwaith yn y gosodiadau, ac mae'r llwybr yn arwain at y ffolderi Excel. Os ydych chi'n fodlon â'r lleoliad lle mae'r ffeiliau'n cael eu cadw, ni ddylech newid unrhyw beth. Mae angen i chi wybod ble mae ffeiliau arbed awtomatig yn cael eu storio fel y gallwch ddod o hyd iddynt yn gyflym yn y dyfodol.
Ar ôl cau'r rhaglen ar frys - er enghraifft, wrth ddiffodd y cyfrifiadur - mae angen i chi agor Excel eto a dewis y ffeil i'w chadw yn y tab "Adfer Dogfennau". Mae cofnodion arbed awtomatig. Rhowch sylw i amser creu'r ddogfen i ddewis y fersiwn gywir.
Pwysig! Os nad oes angen y ffeiliau sydd wedi'u cadw mwyach, yn y blwch deialog sy'n ymddangos pan fyddwch chi'n gorffen gweithio gyda'r dogfennau hyn, mae angen i chi glicio ar y botwm "Peidiwch â chadw".
Sut i adennill llyfr gwaith Excel heb ei gadw
Os nad oeddech yn gallu agor y fersiwn diweddaraf o ddogfen ar ôl damwain, gallwch gael mynediad i'r ffolder lle mae'r ffeiliau autosave presennol yn cael eu storio. Gadewch i ni ddefnyddio swyddogaethau'r tab “File” er mwyn peidio â chwilio am ffolder yn Explorer.
- Pan fydd y defnyddiwr yn agor y tab "Ffeil", mae'r rhaglen yn dangos yr adran "Manylion" yn awtomatig. Rydym yn dod o hyd i'r eitem "Fersiynau" ar waelod y sgrin a chliciwch ar y botwm "Rheoli fersiynau".
- Bydd un eitem dewislen yn agor – “Adennill Llyfrau Heb eu Cadw”. Trwy glicio arno, fe'ch cymerir i'r blwch deialog ar gyfer agor dogfen. Dewch o hyd i'r ffeil a ddymunir yn y rhestr a chlicio "Agored".
Weithiau nid oes unrhyw ddogfennau yn y ffolder. Yn yr achos hwn, wrth ymyl yr eitem “Versions”, mae cofnod yn nodi nad oes fersiynau blaenorol o'r ffeil. Os bydd hyn yn digwydd, ni fyddwch yn gallu adfer y newidiadau a wnaed.