Cynnwys
Yn y bore mae angen ysgrifennu rhestr o dasgau, blaenoriaethu … A dyna i gyd, rydym yn sicr o gael diwrnod llwyddiannus? Yn anffodus na. Wedi'r cyfan, nid ydym bob amser yn deall sut i wahaniaethu rhwng y prif a'r uwchradd, y pwysig a'r brys. Rydym hefyd yn cael anhawster canolbwyntio. Mae hyfforddwr busnes yn dweud sut i'w drwsio.
“Yn anffodus, sefyllfaoedd lle dwi’n llwyddo i roi fy mlaenoriaethau ar y blaen yw’r norm yn hytrach na’r eithriad. Rwy'n ceisio cynllunio fy nhasgau ar gyfer y diwrnod, gan amlygu'r prif beth, ond ar ddiwedd y dydd rwy'n teimlo'n hollol flinedig oherwydd mae galwadau, trosiant bach a chyfarfodydd yn tynnu fy sylw. Mae'r tasgau pwysicaf yn parhau i gael eu gohirio, ac mae'r cynlluniau mawreddog am y flwyddyn yn dal i gael eu hysgrifennu ar ddarnau o bapur. Beth allwch chi ei wneud i helpu eich hun?" yn gofyn i Olga, 27 oed.
Rwy'n aml yn dod ar draws cais tebyg mewn sesiynau hyfforddi ar effeithiolrwydd rheolaethol. Mae cleientiaid yn credu mai'r prif reswm am eu problem yw diffyg blaenoriaethau. Ond mewn gwirionedd maen nhw, dim ond person nad yw'n canolbwyntio'n fawr arnyn nhw.
A'r cam cyntaf wrth ddatrys y mater hwn yw dewis yr offeryn cywir i weithio ar eich gallu i ganolbwyntio. Dylai gyd-fynd yn union â'ch nodweddion personol: rhaid i chi ystyried amodau eich gwaith a'ch man preswylio.
I ddechrau, gallwch ddefnyddio nifer o ddulliau poblogaidd sydd wedi'u cydnabod ers amser maith fel rhai effeithiol. Rwy'n ceisio eu hargymell i gleientiaid yr ydym newydd ddechrau gweithio gyda nhw.
Dull Cyntaf: Deall y Meini Prawf Gwerthuso
Yn gyntaf, atebwch y cwestiwn: Pa feini prawf ydych chi'n eu defnyddio wrth flaenoriaethu? Yr ateb mwyaf cyffredin yw'r maen prawf «brys». Ag ef, mae pob achos mewn rhes yn dibynnu ar y dyddiad cau. A dim ond ar ôl hynny rydyn ni'n adeiladu tasgau newydd i'r «adeiladwr rhithwir» sy'n deillio o hynny, gan symud yn ôl y rhai y gellir eu cwblhau yn ddiweddarach.
Beth yw anfanteision y dull hwn? Dylai'r rhestr o flaenoriaethau heddiw gynnwys nid yn unig yr hyn a fydd yn colli perthnasedd yfory, hynny yw, brys, ond hefyd yr hyn yr ydym yn ei alw'n haniaethol yn «bwysig». Dyma beth sy'n ein symud tuag at gyflawni'r nod, neu beth sy'n symud rhwystrau difrifol ar y ffordd iddo.
Ac yma mae llawer yn gwneud y camgymeriad o amnewid y meini prawf. Yn laconig, gellir mynegi hyn fel a ganlyn: “Mae hyn yn frys iawn, oherwydd mae'n bwysig iawn!” “Mae hyn yn bwysig iawn oherwydd y dyddiad cau yw yfory!” Ond os nad yw eich rhestr o flaenoriaethau ar gyfer y diwrnod yn cynnwys tasgau sy'n arwain at gyflawni nodau sy'n arwyddocaol i chi, mae angen i chi ddadansoddi eich rhestr o bethau i'w gwneud yn ofalus.
Mae angen i chi benderfynu pa feini prawf a ddefnyddiwch i bennu «brys» a «phwysigrwydd» tasgau ac a ydych chi'n cymysgu'r ddau gysyniad hyn.
Ail Ddull: Nodi Tri Chategori o Flaenoriaethau
Fel y gwyddoch, mae gorwelion cynllunio yn wahanol. Os ydym yn ystyried gorwel cynllunio o un diwrnod, yna mae'n well bwrw ymlaen fel a ganlyn:
- Gosodwch un brif flaenoriaeth ar gyfer y diwrnod. Dyma'r dasg y byddwch chi'n treulio'r mwyafswm o'ch amser ac egni arni heddiw;
- Nodwch dri neu bedwar o bethau y byddwch chi'n treulio'r lleiaf o amser ac ymdrech arnyn nhw heddiw. Mae'n well ysgrifennu faint o amser (pum munud, deg munud) rydych chi'n bwriadu ei dreulio ar achos penodol. Dyma fydd eich rhestr “blaenoriaeth olaf”.
- Yn y trydydd categori bydd yr hyn a elwir yn «achosion o'r egwyddor weddilliol.» Byddant yn cael eu cwblhau os oes amser rhydd ar ôl ar eu cyfer. Ond os ydynt yn parhau heb eu gwireddu, ni fydd yn effeithio ar unrhyw beth.
Yma rydym yn wynebu'r cwestiwn: “Sut i beidio â gwario'r egni mwyaf posibl ar y “flaenoriaeth olaf”, gan roi'r “prif” un o'r neilltu yn anymwybodol? Bydd y trydydd dull yn helpu i'w ateb.
Trydydd Dull: Defnyddio Modd Amser Araf
Rydyn ni'n treulio'r rhan fwyaf o'n hamser gwaith yn y modd "amser cyflym". Mae'n rhaid i ni gymryd rhan mewn prosesau arferol a phrosesu llawer iawn o wybodaeth.
“Amser araf” yw’r ffordd fwyaf effeithiol o atal y drefn “rhedeg yn yr olwyn”. Dyma olwg ymwybodol i chi'ch hun a'r man cychwyn ar gyfer dod o hyd i atebion i'r cwestiynau: “Beth ydw i'n ei wneud? Am beth? Beth nad ydw i'n ei wneud a pham?
Er mwyn i'r dull hwn weithio orau, dilynwch y tri chanllaw hyn:
- Ewch i mewn i'ch trefn ddyddiol ddefod benodol. Dylai hwn fod yn weithgaredd cylchol trwy gydol y dydd a fydd yn eich rhoi yn y modd «amser araf». Gall fod yn egwyl te, a sgwatiau rheolaidd. Ni ddylai'r ddefod gymryd mwy na 5 munud a chaniatáu i chi fod ar eich pen eich hun. Ac, wrth gwrs, dewch â llawenydd a phleser i chi - yna ni fyddwch yn ei ohirio tan yfory.
- Cadwch mewn cof bod «amser araf» nid yn unig yn amser i fwynhau, ond hefyd yn gyfle i gynyddu eich boddhad gyda’r modd «amser cyflym». A gofynnwch dri chwestiwn i chi'ch hun: "Pa ganlyniad ddylwn i ei gyflawni heddiw?", "Beth yw'r cam bach nesaf tuag at y canlyniad hwn y mae angen i mi ei gymryd?", "Beth sy'n tynnu fy sylw oddi arno a sut i beidio â thynnu fy sylw?" Bydd y cwestiynau hyn yn eich helpu i gadw eich prif nodau mewn cof. A bydd cynllunio'r camau bach nesaf yn ffordd wych o atal oedi.
- Defnyddiwch y modd amser araf dwy i bedair gwaith y dydd. Po fwyaf aml a chryfaf y mae ffactorau'r byd y tu allan yn dylanwadu arnoch chi, y mwyaf aml y dylech chi newid i'r modd hwn. Bydd tri chwestiwn ac ychydig funudau fesul sesiwn yn ddigon. Y prif faen prawf yw y dylai roi pleser i chi. Ond cofiwch: nid yw defnyddio'r dechneg lai nag unwaith y dydd i'w hymarfer o gwbl.