Cynnwys
Wrth sôn am gronfeydd data (DB), y peth cyntaf sy'n dod i'r meddwl, wrth gwrs, yw pob math o eiriau buzz fel SQL, Oracle, 1C, neu o leiaf Access. Wrth gwrs, mae'r rhain yn rhaglenni pwerus iawn (a drud ar y cyfan) sy'n gallu awtomeiddio gwaith cwmni mawr a chymhleth gyda llawer o ddata. Y drafferth yw nad oes angen pŵer o'r fath weithiau. Efallai bod eich busnes yn fach a gyda phrosesau busnes cymharol syml, ond rydych hefyd am ei awtomeiddio. Ac i gwmnïau bach y mae hyn yn aml yn fater o oroesi.
I ddechrau, gadewch i ni lunio'r TOR. Yn y rhan fwyaf o achosion, dylai cronfa ddata ar gyfer cyfrifyddu, er enghraifft, gwerthiannau clasurol allu:
- cadw yn y tablau gwybodaeth am nwyddau (pris), trafodion a gwblhawyd a chwsmeriaid a chysylltu'r tablau hyn â'i gilydd
- cael gyfforddus ffurflenni mewnbwn data (gyda rhestrau cwymplen, ac ati)
- llenwi rhywfaint o ddata yn awtomatig ffurflenni printiedig (taliadau, biliau, ac ati)
- cyhoeddi'r angenrheidiol adroddiadau i reoli'r broses fusnes gyfan o safbwynt y rheolwr
Gall Microsoft Excel drin hyn i gyd gydag ychydig o ymdrech. Gadewch i ni geisio gweithredu hyn.
Cam 1. Data cychwynnol ar ffurf tablau
Byddwn yn storio gwybodaeth am gynnyrch, gwerthiannau a chwsmeriaid mewn tri thabl (ar yr un ddalen neu ar rai gwahanol – does dim ots). Mae'n sylfaenol bwysig eu troi'n “tablau smart” gyda maint auto, er mwyn peidio â meddwl amdano yn y dyfodol. Gwneir hyn gyda'r gorchymyn Fformat fel bwrdd tab Hafan (Cartref - Fformat fel Tabl). Ar y tab sy'n ymddangos wedyn Constructor (Dylunio) rhoi tablau disgrifiadol enwau yn y maes Enw'r tabl ar gyfer defnydd hwyrach:
Yn gyfan gwbl, dylem gael tri “tabl smart”:
Sylwch y gall y tablau gynnwys data egluro ychwanegol. Felly, er enghraifft, ein Prisyn cynnwys gwybodaeth ychwanegol am gategori (grŵp cynnyrch, pecynnu, pwysau, ac ati) pob cynnyrch, a'r tabl Cwsmeriaid — dinas a rhanbarth (cyfeiriad, TIN, manylion banc, ac ati) pob un ohonynt.
Tabl Sales yn cael ei ddefnyddio gennym yn ddiweddarach i gofnodi trafodion wedi'u cwblhau ynddo.
Cam 2. Creu ffurflen mewnbynnu data
Wrth gwrs, gallwch chi fewnbynnu data gwerthiant yn uniongyrchol i'r tabl gwyrdd Sales, ond nid yw hyn bob amser yn gyfleus ac mae'n golygu ymddangosiad gwallau a theipos oherwydd y “ffactor dynol”. Felly, byddai'n well gwneud ffurflen arbennig ar gyfer mewnbynnu data ar ddalen ar wahân o rywbeth fel hyn:
Yng nghell B3, i gael yr amser dyddiad cyfredol wedi'i ddiweddaru, defnyddiwch y swyddogaeth Y TDATA (NAWR). Os nad oes angen amser, yna yn lle hynny Y TDATA gellir cymhwyso swyddogaeth HEDDIW (HEDDIW).
Yng nghell B11, darganfyddwch bris y cynnyrch a ddewiswyd yn nhrydedd golofn y tabl smart Pris defnyddio'r swyddogaeth VPR (VLOOKUP). Os nad ydych wedi dod ar ei draws o'r blaen, yna darllenwch yn gyntaf a gwyliwch y fideo yma.
Yng nghell B7, mae angen cwymplen arnom gyda chynhyrchion o'r rhestr brisiau. Ar gyfer hyn gallwch chi ddefnyddio'r gorchymyn Data – Dilysu Data (Data - Dilysu), nodi fel cyfyngiad rhestr (Rhestr) ac yna myned yn y maes ffynhonnell (Ffynhonnell) dolen i'r golofn Enw o'n bwrdd smart Pris:
Yn yr un modd, crëir cwymplen gyda chleientiaid, ond bydd y ffynhonnell yn gulach:
=INDIRECT("Cwsmeriaid[Cleient]")
swyddogaeth INDIRECT (ANUNIONGYRCHOL) sydd ei angen, yn yr achos hwn, oherwydd nid yw Excel, yn anffodus, yn deall cysylltiadau uniongyrchol â thablau smart yn y maes Ffynhonnell. Ond mae'r un ddolen wedi'i “lapio” mewn swyddogaeth INDIRECT ar yr un pryd, mae'n gweithio gyda chlec (roedd mwy am hyn yn yr erthygl am greu cwymplenni gyda chynnwys).
Cam 3. Ychwanegu macro cofnod gwerthiant
Ar ôl llenwi'r ffurflen, mae angen i chi ychwanegu'r data a gofnodwyd ynddi at ddiwedd y tabl Sales. Gan ddefnyddio dolenni syml, byddwn yn ffurfio llinell i'w hychwanegu o dan y ffurflen:
Y rhai. bydd gan gell A20 ddolen i =B3, bydd gan gell B20 ddolen i = B7, ac ati.
Nawr, gadewch i ni ychwanegu macro elfennol 2-lein sy'n copïo'r llinyn a gynhyrchir a'i ychwanegu at y tabl Gwerthu. I wneud hyn, pwyswch y cyfuniad Alt + F11 neu botwm Visual Basic tab datblygwr (Datblygwr). Os nad yw'r tab hwn yn weladwy, yna galluogwch ef yn gyntaf yn y gosodiadau Ffeil - Opsiynau - Gosod Rhuban (Ffeil - Opsiynau - Addasu Rhuban). Yn y ffenestr golygydd Visual Basic sy'n agor, mewnosodwch fodiwl gwag newydd trwy'r ddewislen Mewnosod – Modiwl a nodwch ein cod macro yno:
Is-Add_Sell() Taflenni Gwaith("Ffurflen Mewnbwn").Range("A20:E20").Copi 'Copïwch y llinell ddata o'r ffurflen n = Taflenni Gwaith("Gwerthiant").Range("A100000").Diwedd(xlUp) . Rhes 'penderfynwch rif y rhes olaf yn y tabl. Taflenni Gwaith Gwerthu("Gwerthiant").Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'pasiwch i mewn i'r llinell wag nesaf Taflenni Gwaith("Ffurflen Mewnbwn").Range("B5,B7,B9"). Is-ffurflen diwedd clir ClearContents Nawr gallwn ychwanegu botwm i'n ffurflen i redeg y macro a grëwyd gan ddefnyddio'r gwymplen Mewnosod tab datblygwr (Datblygwr - Mewnosod - Botwm):
Ar ôl i chi ei dynnu, gan ddal botwm chwith y llygoden i lawr, bydd Excel yn gofyn ichi pa facro y mae angen i chi ei aseinio iddo - dewiswch ein macro Ychwanegu_Gwerthu. Gallwch newid y testun ar fotwm trwy dde-glicio arno a dewis y gorchymyn Newid testun.
Nawr, ar ôl llenwi'r ffurflen, gallwch glicio ar ein botwm, a bydd y data a gofnodwyd yn cael ei ychwanegu'n awtomatig at y tabl Sales, ac yna caiff y ffurflen ei chlirio i fynd i mewn i fargen newydd.
Cam 4 Cysylltu Tablau
Cyn adeiladu'r adroddiad, gadewch i ni gysylltu ein tablau gyda'i gilydd fel y gallwn yn ddiweddarach gyfrifo gwerthiant yn gyflym yn ôl rhanbarth, cwsmer, neu gategori. Mewn fersiynau hŷn o Excel, byddai hyn yn gofyn am ddefnyddio sawl swyddogaeth. VPR (VLOOKUP) am roi prisiau, categorïau, cwsmeriaid, dinasoedd, ac ati i'r bwrdd Sales. Mae hyn yn gofyn am amser ac ymdrech gennym ni, ac mae hefyd yn “bwyta” llawer o adnoddau Excel. Gan ddechrau gydag Excel 2013, gellir gweithredu popeth yn llawer mwy syml trwy sefydlu perthnasoedd rhwng tablau.
I wneud hyn, ar y tab Dyddiad (Dyddiad) cliciwch perthynas (Perthnasoedd). Yn y ffenestr sy'n ymddangos, cliciwch ar y botwm Creu (newydd) a dewiswch o'r gwymplen y tablau a'r enwau colofnau y dylent fod yn perthyn iddynt:
Pwynt pwysig: rhaid nodi'r tablau yn y drefn hon, hy tabl cysylltiedig (Pris) rhaid iddo beidio â chynnwys yn y golofn allwedd (Enw) cynhyrchion dyblyg, fel y mae'n digwydd yn y tabl Sales. Mewn geiriau eraill, rhaid i'r tabl cysylltiedig fod yn un y byddech chi'n chwilio am ddata gan ddefnyddio VPRpe bai'n cael ei ddefnyddio.
Wrth gwrs, mae'r tabl wedi'i gysylltu mewn ffordd debyg Sales gyda bwrdd Cwsmeriaid gan golofn gyffredin Cwsmeriaid:
Ar ôl sefydlu'r dolenni, gellir cau'r ffenestr ar gyfer rheoli cysylltiadau; nid oes rhaid i chi ailadrodd y weithdrefn hon.
Cam 5. Rydym yn adeiladu adroddiadau gan ddefnyddio'r crynodeb
Nawr, i ddadansoddi gwerthiant ac olrhain deinameg y broses, gadewch i ni greu, er enghraifft, rhyw fath o adroddiad gan ddefnyddio tabl colyn. Gosod cell gweithredol i dabl Sales a dewiswch y tab ar y rhuban Mewnosod – PivotTable (Mewnosod — Tabl Colyn). Yn y ffenestr sy'n agor, bydd Excel yn gofyn i ni am y ffynhonnell ddata (hy tabl Sales) a lle i lanlwytho’r adroddiad (ar ddalen newydd yn ddelfrydol):
Y pwynt hanfodol yw ei bod yn angenrheidiol i alluogi'r blwch ticio Ychwanegwch y data hwn at y model data (Ychwanegu data at y Model Data) ar waelod y ffenestr fel bod Excel yn deall ein bod am adeiladu adroddiad nid yn unig ar y tabl presennol, ond hefyd yn defnyddio pob perthynas.
Ar ôl clicio ar OK bydd panel yn ymddangos yn hanner dde'r ffenestr Meysydd bwrdd colynble i glicio ar y ddolen Popethi weld nid yn unig yr un presennol, ond yr holl “tablau craff” sydd yn y llyfr ar unwaith. Ac yna, fel yn y tabl colyn clasurol, gallwch lusgo'r meysydd sydd eu hangen arnom o unrhyw dablau cysylltiedig i'r ardal. Hidlo, Rhesi, Stolbtsov or Gwerthoedd – a bydd Excel yn adeiladu unrhyw adroddiad sydd ei angen arnom ar y ddalen ar unwaith:
Peidiwch ag anghofio bod angen diweddaru'r tabl colyn o bryd i'w gilydd (pan fydd y data ffynhonnell yn newid) trwy dde-glicio arno a dewis y gorchymyn Diweddaru ac Arbed (Adnewyddu), oherwydd ni all ei wneud yn awtomatig.
Hefyd, trwy ddewis unrhyw gell yn y crynodeb a phwyso'r botwm Siart Pivot (Siart Colyn) tab Dadansoddi (Dadansoddiad) or paramedrau (Dewisiadau) gallwch chi ddelweddu'n gyflym y canlyniadau a gyfrifwyd ynddo.
Cam 6. Llenwch y printables
Tasg nodweddiadol arall o unrhyw gronfa ddata yw llenwi'n awtomatig amrywiol ffurflenni printiedig a ffurflenni (anfonebau, anfonebau, gweithredoedd, ac ati). Ysgrifennais eisoes am un o'r ffyrdd o wneud hyn. Yma rydym yn gweithredu, er enghraifft, llenwi'r ffurflen yn ôl rhif cyfrif:
Tybir y bydd y defnyddiwr yng nghell C2 yn nodi rhif (rhif rhes yn y tabl Sales, mewn gwirionedd), ac yna mae'r data sydd ei angen arnom yn cael ei dynnu i fyny gan ddefnyddio'r swyddogaeth sydd eisoes yn gyfarwydd VPR (VLOOKUP) a nodweddion MYNEGAI (MYNEGAI).
- Sut i ddefnyddio'r swyddogaeth VLOOKUP i edrych i fyny ac edrych ar werthoedd
- Sut i ddisodli VLOOKUP gyda swyddogaethau MYNEGAI a MATCH
- Llenwi ffurflenni a ffurflenni yn awtomatig gyda data o'r tabl
- Creu Adroddiadau gyda PivotTables