Cynnwys
Rheoli amser «Gyda'r gwaith sydd gen i ac rydw i'n gaeth mewn cyfarfod diwerth»
Mae'r economegydd Pilar Lloret yn esbonio mewn «cyfarfodydd 30 munud» sut i wneud y gorau o'r apwyntiadau gwaith hyn i'r eithaf
Os ydych chi'n cael eich hysbysu o gyfarfod newydd yn y gwaith rydych chi'n ffroeni â diofalwch ac ymddiswyddiad, mae rhywbeth o'i le. Dylai'r apwyntiadau gwaith hyn fod yn offer i wella ein gwaith proffesiynol, a llawer o weithiau maent yn wastraff amser yn y pen draw.
Y sefyllfa hon - llawer mwy cyffredin nag y mae'n ymddangos - oedd yr hyn a ysgogodd yr economegydd Pilar Lloret, yn arbenigo mewn dadansoddi busnes a risg, i ysgrifennu «Cyfarfodydd 30 munud», llyfr lle mae'n cynnig ffordd, trwy ganllawiau a chyngor clir, i gynyddu effeithlonrwydd y cyfarfodydd hyn, a thrwy hynny gyflawni ei amcan.
Gwnaethom siarad â'r awdur a gofyn iddi'r allweddi i roi'r gorau i wastraffu amser a gwneud y gorau o'r cyfarfodydd yr ydym yn cael ein gorfodi i'w mynychu:
Pam mae trefniadaeth mor bwysig wrth gynllunio cyfarfod?
Os nad oes gennym ni gynllunio a threfniadaeth dda, ni fydd yr amcanion yn glir, na'r pwyntiau i'w trafod, na'r amser sydd ar gael ... Felly, byddwn ni hyd heb ei reoli ac ni fyddwn yn cwrdd â disgwyliadau'r cyfranogwyr. Efallai y byddwn yn teimlo'n rhwystredig a bydd yn wastraff amser pawb.
Pa effeithiau negyddol y gall cyfarfod eu cael sydd wedi'u cynllunio'n wael ac na chyflawnir y pwrpas a ddymunir?
Yn ychwanegol at y gost yn nhermau economaidd, mae mynychu cyfarfodydd wedi'u cynllunio'n wael ac lle na cheir unrhyw gasgliad ar ôl 90, 60 neu 30 munud a canfyddiad negyddol a digalondid ymhlith mynychwyr. Ac os yw'r sefyllfa hon yn parhau, mae'n hawdd ein bod ni dan straen yn meddwl dros amser “gyda'r swydd sydd gen i ac mae'n rhaid i mi fynd i gyfarfod diwerth.”
Mae hefyd yn cael effaith negyddol ar farn y cyfranogwyr tuag at y trefnydd, sydd fel arfer yn fos.
Pam mai 30 munud yw'r amser gorau posibl trwy gydol cyfarfod?
30 munud yw'r her rwy'n ei gosod yn y llyfr yn seiliedig ar fy mhrofiad fy hun wrth drefnu cyfarfodydd sy'n gweithio. Yn amlwg mae cyfarfodydd y bydd angen mwy o amser arnynt, eraill lle gellir cymryd eich amcan hyd yn oed mewn llai, ac wrth gwrs ar ryw achlysur gellir disodli 30 neu hyd yn oed 60 munud y cyfarfod ei hun gan alwad neu e-bost, er enghraifft.
Sut mae ffigwr y penderfynwr rydych chi'n siarad amdano yn y llyfr yn gweithio?
Pan fyddwn yn siarad am gyfranogwyr cyfarfod 30 munud, rhaid bod yn glir hynny ni ddylai'r nifer delfrydol fod yn fwy nag uchafswm o bum person. Ac mae'n rhaid i'ch dewis chi fod yr un iawn. Gallwn wahaniaethu rhwng ffigurau'r safonwr, y cydlynydd, yr ysgrifennydd (gallant fod yr un person) a'r cyfranogwyr. Mewn egwyddor, mae gwneud penderfyniadau mewn cyfarfod o 30 munud ac uchafswm o bump o bobl yn gydsyniol ac ni ddylai greu gwrthdaro.
Sut dylen ni drefnu cyfarfod i'w wneud mor effeithlon â phosib?
Gallwn grynhoi mewn pum pwynt sut i drefnu'r cyfarfod fel a ganlyn. Y cyntaf fyddai diffinio'r amcan a chanlyniad dymunol y cyfarfod. Yr ail, dewiswch y cyfranogwyr iawn. Y trydydd yw cynllunio'r cyfarfod; Ymhlith pethau eraill, lluniwch yr agenda, dewiswch y lleoliad, amser cychwyn a hyd a'i anfon ynghyd â dogfennau allweddol y cyfarfod at y rhai sydd â diddordeb mewn digon o amser fel y gallant ei baratoi.
Yn bedwerydd, rhaid i ni ystyried y dyluniad strwythur o'r cyfarfodydd, hynny yw, y rheolau gweithredu ac wrth gwrs sut mae'r 30 munud y mae'r cyfarfod yn para yn cael eu strwythuro gan gynnwys. Yn olaf, mae'n bwysig gwneud a cyfarfod dilynol. Sicrhewch fod yr holl gyfranogwyr yn ymwybodol o'r cytundebau a wnaed ac, os bydd yn rhaid cyflawni unrhyw gamau dilynol, beth yw'r tasgau a roddir i bob un a'r amser cyflawni